Väärinkäytösten ilmoittamismenettely Ambussa

Ambu edellyttää, että kaikki sen työntekijät ja muut edustajat noudattavat liiketoiminnan eettisiä sääntöjä ja toimivat omalta osaltaan eettisesti suorittaessaan vastuitaan ja velvollisuuksiaan. Ambun työntekijöiden ja edustajien on toimittava rehellisesti suorittaessaan vastuitaan ja velvollisuuksiaan sekä noudatettava kaikkia sovellettavia lakeja ja määräyksiä.

Väärinkäsitysten ilmoittamismenettelyn tarkoituksena on kannustaa kaikkia asiakkaita, liiketoimintakumppaneita sekä työntekijöitämme ilmoittamaan vakavien väärinkäytösten epäilyistä, jotta Ambu pystyy puuttumaan väärinkäytöksiin ja korjaamaan ne. Siksi toivommekin, että autat tunnistamaan parannuskohteita ilmoittamalla epäilysi Ambun eettisten ohjeiden, korruption vastaisten menettelyiden tai Ambun toimintaa ohjaavien lakien tai määräysten rikkomuksista.

Tähystin

Menettely on maailmanlaajuinen ja koskee koko Ambu-konsernia eli Ambu A/S:ää ja osakkuusyhtiöitä, Ambu A/S:n tytäryhtiöitä ja muita juridisia yksiköitä, joissa Ambu A/S:llä on suora tai välillinen määräysvalta tai joka on yhteisesti johdettu tai omistettu muun osapuolen kanssa maantieteellisestä sijainnista riippumatta. Järjestelmää hallinnoi Ambu A/S ja sitä hallinnoidaan sen puolesta, ja Ambu A/S on rekisterinpitäjä.

Ilmoitettavia asioita

Sinua kannustetaan vahvasti ilmoittamaan viipymättä, jos havaitset Ambun menettelytavan tai ohjeiden rikkomuksia, kuten Ambun eettisten ohjeiden, korruption vastaisten menettelyiden tai muiden sovellettavien lakien tai määräysten rikkomuksia. Esimerkkejä:

• Talouspetos, talousrikos tai muu kielletty talouteen liittyvä menettely tai menettelyt, jotka kyseenalaistavat Ambun tilinpidon, taloudellisen raportoinnin, sisäiset tarkastukset tai tilintarkastuskäytännöt.
• Väärinkäytökset liiketoiminnassa ja eettisten ohjeiden rikkomukset, jotka voivat muodostaa eturistiriidan. Korruptio, kuten lahjusten tai voitelurahojen maksaminen, epäeettiset lahjoitukset, lahjat tai viihde liikekumppaneille Ambun työntekijöiltä.
• Vakavat johdon rikkomukset, kuten työturvallisuuden vakavat rikkomukset, epäilyt ympäristösaasteista, vakavat työntekijään kohdistuvat teot, esim. syrjintä, väkivalta tai seksuaalinen häirintä, tai paikallisten menettelytapojen vakavat rikkeet.

On Ambun etujen mukaista, että menettelytapojen ja ohjeiden rikkomuksista ilmoitetaan. Siksi Ambu ei suvaitse kostotoimenpiteitä henkilöitä kohtaan, jotka ilmoittavat menettelyiden tai ohjeiden rikkomuksista riippumatta siitä, voidaanko epäilyä todistaa.

Yhteistyö ja tutkinta

Whistleblower Hotline -ilmoituskanavaa hallinnoi auditointikomitea, jossa on kolme jäsentä lakiasioiden apulaisjohtaja, henkilöstöasioiden apulaisjohtaja ja Corporate Compliance -toimihenkilö.

Jos haluat ilmoittaa epäilyksestä Whistleblower Hotlinen kautta, käytä tätä linkkiä: https://ambu.whistleblowernetwork.net

Voit kirjoittaa ilmoituksen omalla kielelläsi, jos et halua kirjoittaa englanniksi.

Jotta auditointikomitea pystyisi tutkimaan asiaa, se on selitettävä ja kuvailtava riittävän yksityiskohtaisesti. Mitä enemmän tietoja auditointikomitea saa, sitä helpompaa asian tutkiminen on aloittaa.

Sinun ei pidä itse tutkia päätelläksesi, onko rikkomus tapahtunut, vaan sen sijaan sinun tulee ilmoittaa epäillyistä rikkomuksista auditointikomitealle edellä mainitulla tavalla.

Henkilöllisyyttäsi ei paljasteta ilmoituksesi käsittelyn yhteydessä. Jos kuitenkin haluat kertoa nimesi ja yhteystietosi ilmoituksen yhteydessä, se helpottaa tutkinnan suorittamista. Käsittelemme ilmoitustasi luottamuksellisesti ja suojaamme henkilöllisyyttäsi sisäisesti, jos se on tiedossamme. Ainoastaan jos poliisitutkinta tai muu ulkopuolinen tutkinta on tarpeen, meiltä saatetaan vaatia nimesi ilmoittamista, jotta he voivat arvioida tapauksen kaikkia tietoja.

Auditointikomitea tutkii ilmoitustasi ja raportoi talousjohtajalle. Hallituksen puheenjohtaja saa ilmoitukset kuuden kuukauden välein, mutta hänelle tiedotetaan asioista myös niiden ollessa ajankohtaisia. Tarvittaessa asiaa saattaa tutkia myös riippumaton ulkoinen tarkastaja.

Ilmoitukseesi liittyvää dokumentaatiota säilytetään luottamuksellisesti ja turvallisesti.

On tärkeää, ettei viattomia henkilöitä epäillä väärinkäytöksistä, jotka voivat rikkoa lakia tai määräyksiä. Siksi kannattaa harkita huolellisesti, onko toiminta kritisoitavaa, ennen kuin ilmoitat asiasta.

Onko olemassa maakohtaisia rajoituksia?

Joissakin maissa ilmoittamista koskevat erityiset rajoitukset, kuten mitä voidaan raportoida ja voidaanko ilmoitus antaa nimettömästi. Nämä rajoitukset sisältyvät Whistleblower Hotlinen toimintaan:

• Ruotsissa rikkomusepäilyjä voi ilmoittaa vain johtoon kuuluvista, ei työntekijöistä.
• Suomessa voidaan ilmoittaa vain talouteen liittyvistä asioista (kuten kirjanpito, sisäiset tilintarkastukset, tilintarkastusasiat, lahjonta, pankki- ja talousrikokset).

Henkilötietoihin liittyvät ongelmat ja tiedot

Ambu A/S (HQ), Baltorpbakken 13, DK_2750 Ballerup, Denmark, on Whistleblower Hotlinen rekisterinpitäjä. Ambu käsittelee henkilötietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, EU) ja Tanskan tietosuojalain täydentävien kohtien mukaisesti.

Voit ottaa meihin yhteyttä henkilötieto-ongelmiin liittyvissä asioissa sähköpostiosoitteeseen: dataprotection@ambu.com Lisäksi sinulla on aina oikeus tehdä valitus Tanskan tietosuojavirastoon (Datatilsynet) osoitteeseen Borgergade 28, 5., 1300 København K, Tanska, dt@datatilsynet.dk tai paikalliselle tietosuojavastaavalle.